Collaboratrice Elus - Direction - Ferte Gaucher La H/F - Communes

- Gère le service du secrétariat de direction- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la collectivité.- Assure la préparation et la restitution des organes délibérant et consultatif (conseil municipal et commission)- Est un appui à la DGS, au DST et aux élus : aspects juridiques, relations partenariales- Participation aux scrutins électoraux- Assure la transmission des informations, de la règlementation et des communiqués auprès des élus et des différents responsables de service - Supervise la planification de l'agenda du Maire- Préparation des dossiers de conseils et de commissions : rédactions de délibérations, collecte des informations, des comptes rendus, des procès-verbaux- Recherche juridique et administrative sur des sujets identifiés par les élus ou/et la DGS- Contribue à la gestion de l'information de la collectivité : classement et archivage de documents

- Relations avec l'ensemble des services- Appui et liaison avec l'ensemble des services- Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service- Travail en bureau- Horaires fixes imposés et disponibilités en soirée pour les réunions - Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services- Permanence samedi matin- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité- Disponibilité vis-à-vis du ou des cadresSituation statutaire- Catégorie B ou C : Rédacteur / Adjoint Administratif- Temps de travail : 35HCompétencesTraitement des dossiers et saisie de documents- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques- Saisir des documents de formes et de contenus divers- Gérer et actualiser une base d'informations- Rechercher des informations, notamment réglementaires- Vérifier la validité des informations traitées- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion- Rédiger des documents administratifs- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires- Enregistrer ou saisir des données informatiques- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunionAccueil physique et téléphonique du public- Recevoir et orienter les demandes- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages- Rechercher et diffuser des informations- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité- Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent- Conseiller les usagers et agents sur les procédures- Rédiger des notes synthétiques- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informationsGestion de l'information, classement et archivage de documents- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers- Photocopier et assembler des documents- Trier, classer et archiver des documents- Synthétiser et présenter des informations- Rechercher et diffuser des informations- Préparer les dossiers pour les instances- Identifier les sources de documentationPlanification et suivi- Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)- Utiliser des logiciels et des progiciels

• Logiciels de gestion d’entreprise
• Archivage des données
• Compte-rendu
• Création d'une base documentaire
• Traitement du courrier